Як вибрати електронний документообіг (едо)?
Відео: «1С-Електронний Документообіг (ЕДО). Просто! Зручно! Економно! »
Дуже важливим моментом в роботі підприємства є вибір і покупка електронного документообігу. На сьогодні ринок, переповнений вельми великим вибором СЕД, але який же найкраще вибрати? Адже від якості документообігу залежить подальше функціонування всієї роботи компанії.
Існує кілька нюансів, на які слід звернути увагу при виборі цієї системи. В першу чергу документообіг повинен відповідати масштабами і рівнем складності роботи самої компанії. Практика показує, що найкраще працює ЕДО в невеликих підприємствах. Також при виборі цієї електронної системи, потрібно чітко визначитися, для виконання яких функцій вона необхідна організації.
Є таке поняття в бізнесі, як рівень зрілості підприємства, який визначається за п`ятибальною шкалою. Для організації з рівнем 1-2 можна автоматизувати не більше двох процесів роботи з важливими документами, за участю невеликої кількості робочих. Якщо підприємству система документообігу потрібна для безпечного зберігання і швидкого пошуку, то цілком підійде система виду «електронного архіву». У разі якщо організації потрібна оперативна швидкість роботи з документами, то підійде електронна система типу «workflow«. Також існують і інші нескладні системи електронного документообігу, в функції яких входить класична адміністративна робота з документами.
Коли організація має 3-4-ий рівень зрілості, то вже необхідна багатофункціональна система документообігу. Вона повинна виконувати в компанії наступні функції:
Відео: Електронний документообіг від мегафона, лайвхак
- запобігати ризик втрати документів;
- система повинна бути доступна безлічі користувачів;
- вона повинна надавати максимально високу швидкість процесів роботи з документами;
- електронний документообіг зобов`язаний мати легку і зручну систему заощадження і пошуку документів;
Спираючись на ці фактори можна приступати до вибору системи. Тут є електронний документообіг для компаній всіх рівнів зрілості.
Для організацій 5 рівня зрілості документообігу в основному електронні системи роблять на замовлення, адже тут не завжди підійдуть вже готові СЕД навіть самого широкого функціоналу.
Ось на які основні моменти і фактори необхідно спиратися при виборі системи документообігу. Необхідно пам`ятати, що від нього залежить швидкість роботи, безпеку і успіх підприємства.
